Нужно написать деловое письмо на английском, но не уверены, как это сделать правильно и профессионально? Делимся самым подробным гидом для эффективной деловой коммуникации. Разберем структуру и ключевые правила написания бизнес-писем, поделимся полезными фразами и фразами на любые случаи, научим ориентироваться в распространенных сокращениях и покажем готовые шаблоны для переписки. Обещаем, с этой статьей ваши письма совершат скачок на новый уровень.

Письменное общение в деловой сфере играет значительную роль в поддержании связи с партнерами, клиентами и коллегами. Каждый день мир облетают миллионы «business letters and emails», выстраивающие деловые мосты во всевозможных сферах деятельности. И подавляющее их число — на английском языке, так как именно он является мировым языком бизнеса и широко используется в международных отношениях.

Грамотно составленные деловые письма на английском языке помогут создать хорошее впечатление о вас и вашей компании. Правильный выбор слов, корректность и четкость изложения, уважительное обращение к собеседнику позитивно скажутся на вашей репутации, зарекомендовав вас как профи.

Владение азами написания деловых писем в разы повышает эффективность общения, помогает избегать неприятных недопониманий и конфликтов. Зная общепринятые нормы и правила, а также владея универсальными шаблонами и оборотами, вы сможете выражать свои мысли ясно и доходчиво, что важно при решении различных вопросов, организации встреч и переговоров.

Во многих серьезных вакансиях помимо уровня языка Intermediate и выше отдельным пожеланием к соискателю выделяется умение вести переписку на английском. Поэтому устраивайтесь поудобнее — мы собрали для вас всю необходимую информацию, о том, как писать деловые письма лаконично, правильно и элегантно.

Основы написания деловых писем на английском

Грамотное составление деловых писем на английском — один из залогов успешного и плодотворного бизнес-сотрудничества. И наоборот, незнание основ в этом вопросе красноречиво говорит об уровне компетентности и может обернуться сорванными сделками и прочими неприятностями.

При написании писем важно учитывать официальный характер переписки и степень близости с адресатом: это ваше начальство, клиент или приятель-коллега? В любом случае, эксперты рекомендуют использовать только классические шрифты, избегая декоративных и нестандартных форматов. А от разных цветов, смайлов, Caps Lock’а и обилия восклицательных знаков лучше вообще отказаться. Общепринятая классика — использование шрифта Times New Roman 12-го размера.

Другое негласное правило — письмо не должно быть слишком объемным. Время — деньги, помните? Идеальным считается размер, свободно помещающийся на одном листе, экране ноутбука или не требующий долгого скроллинга на экране смартфона. Лучше всего использовать короткие и ясные предложения, не превышающие 25 слов. И не помещайте все сообщение в одно большое полотно: разбейте текст на краткие абзацы с двойными интервалами между ними.

Убедитесь, что при отправке электронного письма вы заполнили верхнее поле с темой (Subject). Постарайтесь в нем сжато передать всю суть вашего обращения. Так адресат письма точно не сочтет письмо спамом и сможет оценить, насколько оно срочно к прочтению.

Переходим к самому письму. Если условно выделить общую характерную структуру бизнес-писем, то это:

• Приветствие и обращение к адресату;
• Вступление с вводными словами;
• Основная часть с изложением сути;
• Заключение и призывы к действию;
• Прощание и подпись.

Если речь идет именно о бумажном деловом письме, то в самом верху дополнительно указывается следующая информация:

• Адрес отправителя (ваш);
• Дата отправки письма;
• Имя, должность и адрес получателя.

Для британской корреспонденции адрес указывайте в верхнем правом углу, для США — в верхнем левом углу. О том, как правильно писать адреса на английском, мы очень подробно рассказывали в этой статье.

При написании числа также помните, что в Великобритании сначала пишут число, затем месяц и год (как и у нас), а в США первым ставят месяц, а уж затем число и год. Например, 15 мая 2023 года будет писаться так:

15 May 2023 (для UK)
May 15, 2023 (для USA)

Приветствие и обращение

В деловом письме важен каждый блок, в том числе самый первый — с приветствием собеседника, ведь он задает тон всего письма. Как и что в нем стоит писать? Если вы обращаетесь к начальнику, партнеру, клиенту, но не знаете имени:

Dear Sir — Уважаемый
Dear Madam — Уважаемая

Если имя известно:

Dear Mr./Ms. Smith — Уважаемый мистер Смит/уважаемая мисс Смит

Ms. (мисс) — оптимальный вариант обращения к даме, если вы не знаете, замужем ли она или нет.

Если вы обращаетесь к человеку другой национальности и сложно определить, где фамилия или какой пол у адресата, то лучше обращаться таким образом:

Dear Mio Chin — уважаемый (ая) Мио Чин (т.е. указывать и имя, и фамилию)

Если вы обращаетесь к группе людей, то используйте такие варианты:

Greetings — Здравствуйте
Dear Alibra School Team — Уважаемая команда Alibra School
Dear colleagues — Уважаемые коллеги

После любого обращения можно по желанию поставить запятую (но в формальном обращении следует избегать восклицательных знаков).

Если вы обращаетесь к человеку не в первый раз, и ситуация позволяет, то можно писать так:

Hello Tom — Здравствуй, Том
(Good) Morning/Afternoon/Evening Mark — Доброе утро/день/вечер, Марк

Существует также немного устаревшая форма обезличенного обращения, которой пользуются все реже в наши дни (лучше все же разузнать заранее нужные имена):

To whom it may concern — Для предъявления по месту требования (досл. Всем, кого это касается)

Вступление и основная часть письма

Далее приступаем к вступлению основной части сообщения — постарайтесь как можно более лаконично и при этом вежливо описать причину вашего обращения в первом абзаце. Для этого вам помогут следующие заготовки:

I’d like to … — Я бы хотел (а) …
I’m (just) writing to … — Я (просто) пишу, чтобы …
Just a (quick) note to … — Просто (небольшая) заметка, чтобы …
Just a short email to … — Просто короткое письмо, чтобы …

И далее на место многоточия вставляем глагол, описывающий то, что вы хотите:

Если ваше письмо — ответ на какой-то конкретный вопрос (запрос) коллеги или клиента, текст можно начать такими фразами:

Thanks for your letter/email. — Спасибо за ваше письмо/имейл.
Thank you for your interest. — Спасибо вам за проявленный интерес.
I am writing in response to … — Я пишу в ответ на …
With reference to your letter of 20 August, I .. — В связи с вашим письмом от 20 августа я …
Further to your last email … — Отвечая на ваше последнее письмо …
I’m pleased to send you … — Я рад (а) отправить вам …
I’m sending you … (in an attachment). — Я посылаю вам… (во вложении).
Please find the requested information attached. — Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемой информацией.
Thanks for choosing … — Спасибо за выбор …
Your request is being processed. — Ваш запрос обрабатывается.
We are working on your request. — Мы работаем над вашим запросом.
Just a few comments about your last mail. — Несколько комментариев к вашему последнему письму.
I’ll follow up the points mentioned in your email. — Я прослежу за пунктами, упомянутыми в вашем электронном письме.
Thank you for contacting us. — Спасибо, что вы связались с нами.

Если нужно отправить какое-либо вложение (attachment): файл, презентацию, документ на подпись или прайс-лист — вам помогут следующие фразы и словосочетания:

I’m sending you … — Я отправляю вам …
I’ve attached the … — Я прикрепил …
I’m sending you the document as an attachment. — Я отправляю вам документ в качестве приложения.
Please find the … in an attachment. — Пожалуйста, найдите… во вложении.

И теперь названия деловых документов, которые так часто путешествуют во вложениях:

document/file — документ
agreement/contract for your review — договор для ознакомления
agreement/contract to sign — договор на подпись
presentation — презентация
certificate — сертификат
price list — прайс-лист

Если при пересылке файлов возникли какие-то проблемы, на выручку придут такие фразы:

I’m afraid you forgot to attach the … — Боюсь, вы забыли прикрепить …
I’m afraid I can’t open the file/document. — Боюсь, я не могу открыть файл/документ.
Can/Could you send it again in … format, please? — Не могли бы вы отправить это еще раз в … формате, пожалуйста?

Помните, форму модального глагола «could» используют при формальном общении и при вежливом обращении впервые, а «can» — только со знакомыми коллегами или тогда, когда ситуация позволяет беседовать на более доверительном уровне. То же самое касается и глаголов «would» и «might» — в деловой переписке лучше отдавать предпочтение именно таким вежливым формам.

Если именно вам нужно уточнить информацию или получить документ, используйте универсальные заготовки таких общеупотребительных выражений:

I am interested in receiving/finding out … — Я бы хотел (а) получить/узнать …
I would like to receive … — Я хотел (а) бы получить …
We would be grateful if … — Мы были бы признательны, если …
Could/Can you please send me … ? — Не могли бы вы, пожалуйста, прислать мне???
Please send me … — Пожалуйста, пришлите мне …
Would you be able to (help) …? — Не могли бы вы (помочь)???
Can you help? — Вы можете помочь?
I’d appreciate a reply asap. — Я буду очень благодарен (а), если получится ответить как можно скорее.
Can you send … to me by Friday, please? — Не могли бы вы прислать … мне к пятнице, пожалуйста?
I need … by Thursday. — Мне нужен (а) … к четвергу.
It would be helpful if you could send us … — Было бы любезно с вашей стороны, если бы вы могли отправить нам …

Значительная часть деловых писем строится на информировании кого-либо о чем-либо: о новых изменениях, подвижках или задержках в работе, акциях и предложениях, мероприятиях и проектах. Во всех этих случаях вам могут пригодиться такие вводные шаблоны:

I’d like to inform you of … — Я хотел (а) бы сообщить вам о …
I’m writing to tell you about/to let you know … — Я пишу, чтобы рассказать вам о/дать вам знать …
Just a note to say … — Просто хочу сказать …
Here’s the low-down on … — Вот вкратце о …
Just to update you on … — Просто чтобы проинформировать вас о …
FYI: This is to let you know … — К вашему сведению: это для того, чтобы вы знали …
I hasten to inform you of the latest news. — Я спешу сообщить вам актуальные новости.
We’ve had minor/major changes. — У нас произошли небольшие/серьезные изменения.
Please pay attention to changes in our work. — Пожалуйста, обратите внимание на изменения в нашей работе.
I’ll get back to you asap. — Я вернусь к вам как можно скорее.

Если цель вашего письма — назначить, подтвердить или перенести деловую встречу, используйте эти фразы из списков:

Договариваемся о встрече:

Just a quick note to arrange a time to meet. — Просто небольшая записка, чтобы договориться о времени встречи.
I’m writing to set up/arrange … — Я пишу, чтобы назначить/запланировать …
How about Tuesday? — Как насчет вторника?
Is Monday OK? — В понедельник будет приемлемо?
What time would be convenient for you to meet? — В какое время вам будет удобно встретиться?
Where should we meet? — Где мы должны встретиться?
The meeting will take place on … — Встреча состоится в …
Should I pick you up at/from … ? — Должен ли я забрать вас из ???
Could you pick me up at 7? — Не могли бы вы заехать за мной в 7?

Подтверждаем встречу:

I’d like to confirm … — Я хотел (а) бы подтвердить …
Just writing to confirm … — Просто пишу, чтобы подтвердить …
Tuesday is good (for me). — Вторник отлично подходит.
Yes, let’s meet there at 6 РМ. — Да, давайте встретимся там в 18:00.
Please send me an email by 5 pm today to confirm this meeting. — Пожалуйста, пришлите мне имейл сегодня до 17:00, чтобы подтвердить эту встречу.
Looking forward to seeing/meeting … — С нетерпением жду встречи …

Изменяем договоренности:

I’m sorry but I can’t do/make Thursday. — Мне жаль, но я не смогу прийти в четверг.
This is to let you know that I’ve had to put off/postpone … — Уведомляю Вас, что мне пришлось отложить …
I’m writing to call off/cancel … — Я пишу, чтобы отменить …
I’m afraid I can’t make/manage Friday. How about … instead? — Боюсь, я не смогу прийти в пятницу. Как насчёт … вместо этого?

О чем бы вы ни писали в основной части, не забывайте использовать вежливые слова и обороты, но не в ущерб краткости, которая является главным приоритетом. При формальном общении старайтесь избегать сленга, разговорных фраз и, конечно, неуместного юмора. Некоторые специалисты рекомендуют избегать и сокращений типа «I'm», «you're», «can't» и т. п., но в современной деловой переписке они встречаются и официально не запрещены.

Заключение и прощание

В заключении письма следует емко и вежливо попросить о необходимом действии со стороны получателя, предложить помощь или поблагодарить за уделенное внимание, а также попрощаться с собеседником.

Примеры заключительных фраз:

If you require more information, please let me know. — Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, дайте мне знать.
If you have any further questions, please do not hesitate to contact me. — Если у вас есть дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
Feel free to contact me by phone or email. — Не стесняйтесь обращаться ко мне по телефону или электронной почте.
Please contact me as soon as possible. — Пожалуйста, свяжитесь со мной как можно скорее.
Please give this matter your immediate attention. — Пожалуйста, срочно уделите внимание этому вопросу.
Please try to resolve this issue by Tuesday. — Пожалуйста, постарайтесь решить этот вопрос до вторника.
I would appreciate it if you could sort this out soon. — Я буду благодарен (на), если вы уладите это в ближайшее время.
I look forward to this document from you, thank you for your help. — Жду с нетерпением от вас данный документ, спасибо за помощь.
Thanks again for your assistance, consideration and time. — Еще раз спасибо за вашу помощь, внимание и время.

Как можно попрощаться:

Yours sincerely — Искренне ваш (а)
Kind/Best regards — С наилучшими пожеланиями
Yours faithfully — С искренним уважением
Regards — С уважением
Best wishes — Наилучшие пожелания
All the best/Best — Всего наилучшего
Take care — Береги (те) себя (более неформальный вариант)
Bye (for now) — Пока (другой неформальный вариант)

После прощания подписываем письмо своими именем и фамилией (или фамилией и инициалами) без точки в конце. При необходимости вместе с именем можно указать должность в компании и дополнительную контактную информацию.

Самые распространенные сокращения в деловой переписке

Помимо распространенного в переписках русскоязычных компаниях «asap», существует огромное количество различных офисных сокращений. Зачастую сообщение по работе может выглядеть так:

«Thx for ur email. We’ll complete it asap. CC to CEO»

Как это перевести? Предлагаем вам запомнить основные сокращения, которые ежедневно употребляют в переписке сотрудники англоязычных офисов:

ASAP — as soon as possible — как можно скорее
FYI — for your information — довожу до вашего сведения
ETA — estimated time of action — предполагаемый срок выполнения работ
TBA — to be announced — будет объявлено
TBC — to be confirmed — будет подтверждено
TBD — to be discussed — будет обсуждаться
KPI — Key Performance Indicator — ключевой показатель деятельности
SWOT — Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats — сильные стороны, слабые стороны, возможности, угрозы (факторы для оценки состояния компании)
HQ — headquarter — главный офис
YTD — year to date — с начала года по сегодняшний день
1-on-1 — встреча с руководителем или коллегой для обсуждения вопроса один на один
NRN — no reply necessary — ответ не требуется
EOD — end of day — конец дня
COB — close of business — закрытие бизнеса
FWD — forward — вперед (передать вперед)
CC — copy to — продублируй для …
RSVP — Эта аббревиатура пришла в английский лексикон из французского и читается в полной форме, как «répondez s’il vous plaît» — «будьте добры, ответьте»
TYT — take your time — не торопитесь
W/ и W/O — with/without — с/без
NWR — not work related — не связано с работой
WAH или WFH — work at home и work from home — работа из дома
ATTN — attention — внимание

Названия ряда должностей тоже обычно сокращаются до аббревиатур, которые полезно знать:

CEO - Chief Executive Officer — Генеральный директор
CVO - Chief Visionary Officer — Исполнительный директор
CFO — Chief Financial Officer — Финансовый директор
CIO — Chief Information officer — ИТ-директор
COO - Chief Operating Officer — Главный операционный директор
CMO - Chief Marketing officer — Директор по маркетингу
CTO — Chief Technology officer — Главный технический директор
CSO - Chief Security Officer — Начальник отдела безопасности
CISO - Chief Information Security Officer — Начальник отдела информационной безопасности
CAO — Chief Accounting Officer — Главный бухгалтер

Предлагаем вам распечатать эти списки как памятку и поместить на видное место. Со временем и опытом сложные, на первый взгляд, сокращения запомнятся на автомате и станут естественной частью ваших переписок, а иностранные коллеги оценят ваши продвинутые познания в деловом английском.

Примеры и шаблоны деловых писем

И в заключение приведем несколько примеров готовых деловых писем на английском с переводом на русский. Посмотрите наглядно, как можно использовать упомянутые выше слова, фразы и сокращения.

1. ПРИМЕР ПИСЬМА О ДЕЛОВОЙ ВСТРЕЧЕ

2. ПРИМЕР ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА ОТ КОЛЛЕГИ С ЗАПРОСОМ ФАЙЛА

3. ПРИМЕР ПИСЬМА С ОТВЕТОМ В ДРУГУЮ КОМПАНИЮ

Любой из этих примеров можно использовать и как шаблоны, подставляя в поля актуальную для вас информацию и используя для опоры фразы выше. Конечно, это не полный перечень всех необходимых выражений для общения в бизнес-среде — намного больше можно узнать на специальных курсах делового английского языка.

Систематизированное обучение под чутким и грамотным наставничеством профессиональных преподавателей позволит получить все необходимые знания быстро и эффективно, избегая частых ошибок и не тратя огромное количество времени на самостоятельные поиски информации.

Alibra School разработала свои авторские курсы обучения английскому по самым разным профессиональным отраслям с учетом тонкой специфики каждой. Здесь вы сможете найти полный список всех направлений и подробную информацию об уникальной авторской методике школы, позволяющей всего за несколько месяцев получить высокие результаты, позволяющие уверенно работать в иностранной среде.

Среди наших выпускников — сотрудники Газпрома, РЖД, МедиаМаркта, Obi и многих других крупных компаний. Бизнес-курсы английского языка Alibra School пользуются неизменно большой популярностью среди тех, кто ставит по-настоящему амбициозные цели на жизнь, ценит качество и свое время. Запишитесь на бесплатное пробное занятие, и мы определим ваш точный уровень английского, а также подберем идеальный курс под ваши цели и возможности.

Only FWD!